OneNote goes BulletJournal

2018 habe ich durch das BarCamp Stuttgart eine Session über BulletJournal angeschaut und es danach direkt ausprobiert.

Dieses erhebende Gefühl, den kurzfristigen und langfristigen Überblick über mein Leben wieder zu bekommen, war richtig geil.

Das BulletJournal ist traditionell auf Papier. Privat finde ich das auch immernoch am Besten. Doch in der Firma heisst Papier immer "Medienbruch" und erzeugt eigentlich mehr Arbeit, wenn man es digital besser brauchen könnte.

In meiner Firma ist das Software-Sortiment begrenzt und ich habe einige Tools ausprobiert, um meinen Alltag in den Griff zu bekommen. Schlußendlich dacht ich mir, ich gebe OneNote auch mal eine Chance, dessen Existenz/Mehrwert für mich immer ein Rätsel war - das hat sich mehr als gelohnt.

OneNote ist eine "Mach-was-Du-willst-Leinwand", ähnlich wie ein leeres Blatt Papier. Sobald man ihm eine Struktur oder "Philosophie" gibt, kann es alles sein, was man möchte und richtig nützlich obendrein. In meine Fall: ein Arbeits-Journal.

Ich habe seit Januar 2022 nichts mehr auf Papier notiert und meine Selbstorganisation hat sich dramatisch verbessert.
Das ist mein Ansatz:

Kategorien = Bullets

In OneNote gibt es Kategorien. Das passt perfekt auf die Defintion der eigene Bullets.

Die ersten 10 Kategorien erreicht man über Tastenkürzel Strg+1, Strg+2, etc.

In jeder Textzeile kann man ein Bullet setzen. Man kann sie auch kombinieren aber keine zwei vom selben Typ.

Meine Bullets:

  • Aufgabe
  • Erledigt
  • Begonnen
  • Verschoben nah
  • Verschoben fern
  • Meeting
  • Wichtige Anmerkung
  • Mit dem Chef besprechen
  • Hervorgehoben

Future Log

Mein Future Log ist nur eine große Tabelle mit 1+5 Spalten (Wochen des Monats) und 12 Zeilen (Monate des Jahres).

I.d.R. wird man hier leer starten und es nach und nach aus dem Weekly bestücken, mit Dingen, die akut nicht relevant genug sind aber in ein paar Wochen/Monaten nochmal angegangen werden sollen.

Ich führe hier auch meine Überstunden zur eigenen Übersicht.

Beim Jahrewechsel erzeuge ich eine neue Seite mit einer neuen, leeren Tabelle. Hat man Dinge ein Jahr in der Zukunft schon unterzubringen, würde man Mitte des Jahres schon das nächste anlegen.

Weekly Log

Meine Arbeitswoche besteht zu einem großen Anteil aus Meetings, die für mich Todos oder für Projekte Informationen erzeugen.

Ich habe mich gegen ein "Daily Log" entschieden (eine Seite pro Tag), um diese wochenweise Übersicht für mich zu erhalten.

Auch habe ich kein "Monthly Log" mehr, da dies den Stress-Test nicht überlebt hat und verwaiste. Aktuell habe ich auch kein Bedürfnis es wieder einzuführen aber das kann sich ändern, man wird sehen.

Für jede Kalenderwoche erstelle ich eine Seite.

Jeder Tag bekommt eine Textbox. Sonderthemen außer der Reihe können auch mal ihre eigene Box bekommen.

Wie ich meine Woche strukturiere

OneNote ist stets geöffnet und mein primärer Begleiter während des Tages.

An Anfang der Woche

Falls noch nicht geschehen lege ich die Seite für die Kalenderwoche an.

Für unser Team-Meeting schaue ich mir die Notizen der Vor-Woche an und fasse Dinge, die für das Team interessant sind zusammen.

Für die kommende Woche notiere ich mir die wichtigen Termin-Themen aus Outlook zusammen, aber nur als Notiz für dieses Team-Meeting.

U.U. ist bereits eine Box mit offenen Aufgaben der letzten Woche auf der Seite. Hier entscheide ich, was diese Woche die höchste Priorität haben soll.

Am Morgen

Jeden Morgen erstelle ich eine neue Box mit Datum und Ankunfts-Zeit. Darunter notiere ich mir die heutigen Termine aus Outlook. Jeder Termin bekommt ein "Termin-Bullet".

Während einem Meeting

Unter dem Termin-Eintrag mache ich in Stichpunkten Notizen zum Termin.

Wird mir eine Aufgabe in einem Termin zugewiesen, markiere ich diese Notiz-Zeile mit einem "Todo-Bullet"

Im Vergleich besonders wichtige Informationen markiere ich mit einem "Notiz-Bullet", die anderen haben nur den Spiegelstrich.

Habe ich während gesprochen wird eine Frage, schreibe ich die Frage in die Liste. Um die Fragen schnell zu erkennen mache ich ein Fragezeichen am Anfang der Zeile. Ist die Zeit gekommen und ich erhalte darauf Antworten, notiere ich diese je unter meine Frage.

An Ende des Tages

Die Todos die heute erledigt wurden, kriegen ein "Done-Bullet" und das "Todo-Bullet" wird entfernt.

Es ist dabei unerheblich an welchem Tag das "Todo-Bullet" erfasst oder abgeschlossen wurde, ich habe den Blick auf der ganzen Woche und habe keinen Bedarf das akurat nachvollziehen zu müssen.

Die Zeit des Arbeits-Endes notiere ich in die Tages-Box und schreibe mir dazu die Gesamtstunden abzüglich Pause.

An Ende der Woche

Mit OneNote's einfacher Rechenhilfe addiere ich geschwind die Stunden der Woche und ziehe die Soll-Stunden ab.

8+7.5+9+8+5-(5*7.5) = <automatisch berechnet>

Kaum drückt man die Leertaste nach dem Gleichheitszeichen, wird es ausgerechnet.

Sind noch Todos offen muss ich überlegen, wo sie hin sollen, denn offensichtlich hatte ich nicht die Zeit oder das Todo keine hoch genug Priorität. Je nachdem kommt es als Übertrag in die nächste Woche oder ins Future-Log mit dem entsprechenden "Postpone-Bullet".

Eine Woche mit nur noch grünen Bullets (Erledigt und Verschoben ist beides grün) enthält keine Aufgaben mehr und kann somit gedanklich archiviert werden.

Um offene Aufgaben in die nächste Woche zu bringen, kopiere ich die Zeilen erstmal nur in eine Box in der neuen Kalenderwoche. Komme ich dort an, picke ich mir dort auch Todos für den heutigen Tag. Ggf markiere ich mir eines als "Highlight-Bullet", so dass ich dieses auf jeden Fall erledige.

Ist es stressig im Alltag, kann es auch mal 3 Wochen dauern, bis ich diese Kollekte der offenen Todos vornehme.

Organisatorische Hacks

Meetings generieren Aufgaben. Hat man nur Meetings, werden die Aufgaben nicht erledigt. Am Ende der Woche, schließe ich alle noch verfügbaren Lücken der nächsten 1-2 Wochen im Kalender mit Blocker-Terminen um dort die Aufgaben zu erledigen, die aus den Meetings entstanden sind, die ich die Woche über haben werde. Wer einen dringenden Termin vereinbaren will, wird mich anrufen müssen.

Kollegen im Homeoffice essen zu unterschiedlichen Zeiten Mittag. Das kann dazu führen, dass die eigene Mittagspause mit Meetings befüllt wird. Von 12-13 Uhr lege ich mir eine Termin-Serie "Mittagessen" an, ein Termin mit Abwesenheit. Wer dennoch einen dringenden Termin vereinbaren will, wird mich anrufen müssen.

Kollegen nutzen den Tag im Homeoffice unterschiedlich. Ich arbeite in der Kernarbeitszeit. Legen Kollegen Termine davor und dahinter, mache ich fremdgesteuert Überstunden, wenn ich teilnehme. Abhilfe schaffen Abwesenheitstermine von 6-9 und 16-19 Uhr. Wer dennoch einen dringenden Termin vereinbaren will, wird mich anrufen müssen.

Meetings ohne Agenda sind eine Falle. Nur wenn die Agenda bekannt ist, kann man sich effizient vorbereiten. Machmal ergibt sich jedoch die Gelegenheit, die dort zu besprechenden Dinge vorab in einer Mail zusammenzufassen und sich das ganze Meeting zu sparen.

Für eine gesunde Work-Life-Balance ist es wichtig, nach der Arbeit nicht mehr an die Arbeit denken zu müssen. Alle wichtigen Informationen für den nächsten Tag, Tage, Wochen und Monate müssen "externalisiert" (raus auf dem Kopf) werden. Ob Papier, OneNote oder wo auch immer … wichtig ist, dass die Stelle stets verlässlich im Zugriff ist.

Abschluss

Es kann sein, dass Du ganz anders arbeitest oder denkst. Das ist ok. Das oben beschriebene ist mein Ansatz. Du kannst es ausprobieren und solange ändern bis es zu deinem Alltag, deinen Prozessen, deinem Gehirn passt. Oder es ist nichts für Dich und Du findest Deine eigene Methode. Jeder ist anders.

Es ist wirklich gut, diesen einen Ort zur Selbstorganisation zu haben. Wenn Du merkst, dass es immernoch Dinge gibt, die kein richtiges Zuhause haben und darum auf Post-Its, Notizzetteln oder im eigenen Kopf festgehalten werden, überlege ggf das Collection-Konzept einzuführen oder erfinde Bereiche im Journal, wo diese Dinge Platz finden.

Diskussion

Miriam, 2022/12/05 13:24
Lifechanging mit dieser Art des Journalings zu arbeiten.
Seitdem habe ich immer einen sehr guten Überblick über alle Themen und Aufgaben. 🚀
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